Migração de e-mail sem perder mensagem: o passo a passo

Trocar de provedor de e-mail assusta com razão: é o sistema mais visível da empresa e qualquer falha aparece na hora. A boa notícia é que uma migração bem feita é chata e previsível — e é exatamente assim que ela deve ser. O que causa dor de cabeça é migração improvisada num sábado à noite.

Este é o processo que usamos, na ordem em que ele acontece.

1. Inventário: você tem mais e-mail do que imagina

Antes de tocar em qualquer coisa, é preciso saber o que existe. Levante:

• todas as contas ativas e o tamanho de cada caixa;
• as listas e aliases — contato@, financeiro@, naoresponda@;
• os encaminhamentos automáticos, que costumam estar esquecidos há anos;
• sistemas que enviam e-mail em nome do domínio: ERP, emissor de nota fiscal, formulário do site, régua de cobrança, monitoramento;
• quem usa Outlook, quem usa webmail, quem usa só o celular.

2. Reduzir o TTL do DNS — uma semana antes

O TTL diz por quanto tempo os servidores de DNS do mundo guardam a resposta em cache. Se o seu MX está com TTL de 24 horas, mudar o registro significa que parte da internet continuará entregando e-mail no servidor antigo pelo resto do dia.

Baixe o TTL para 300 segundos com antecedência, para que o valor antigo expire naturalmente antes do corte:

empresa.com.br.  300  IN  MX  10 mail.provedor-antigo.com.

Depois que a migração estabilizar, você volta o TTL para 3600 ou mais.

3. Criar as contas no destino e sincronizar por IMAP

Com as contas criadas no novo servidor, a cópia do histórico é feita por IMAP, direto de servidor para servidor. Ferramentas como o imapsync fazem isso de forma incremental — o que já foi copiado não é copiado de novo.

imapsync \
  --host1 mail.antigo.com --user1 [email protected] --password1 "$SENHA1" \
  --host2 mail.novo.com   --user2 [email protected] --password2 "$SENHA2" \
  --ssl1 --ssl2 --automap --useuid

A primeira passada é a demorada — uma caixa de 25 GB pode levar horas. Ela roda com o servidor antigo ainda em produção, sem ninguém perceber.

4. O corte do MX

Esse é o momento em que o e-mail novo passa a chegar no servidor novo. Aponte o registro MX para o destino:

empresa.com.br.  300  IN  MX  10 mail.novo.com.

Junto com o MX, atualize SPF, DKIM e DMARC para o novo provedor. Esquecer isso é a causa número um de e-mail indo para o spam logo depois de uma migração — o domínio passa a enviar de um servidor que ele mesmo não autoriza.

5. Sincronização final e período de convivência

Depois do corte, rode o imapsync mais uma vez. Como ele é incremental, essa passada leva minutos e traz só o que chegou entre a primeira cópia e o corte.

Mantenha o servidor antigo ligado e recebendo por pelo menos duas semanas. Provedores com cache teimoso ainda vão entregar algumas mensagens lá, e você quer poder buscá-las. Desligar cedo demais é perda de dado sem volta.

6. Reconfigurar os clientes

Essa etapa consome mais tempo de atendimento do que de técnica. Prepare um roteiro simples por tipo de dispositivo e avise antes:

• Outlook no desktop — criar um perfil novo em vez de editar o existente evita comportamento estranho;
• celulares — normalmente é remover a conta e adicionar de novo;
• webmail — só avisar o novo endereço de acesso.

Prefira IMAP e não POP3. O POP3 baixa e apaga do servidor: se um usuário estiver com POP3 configurado, parte do histórico pode existir só no computador dele — e isso precisa ser tratado antes da migração, não depois.

7. Validar antes de comemorar

Uma migração só terminou quando você testa:

• enviar e receber entre contas internas;
• enviar para Gmail, Outlook.com e um domínio corporativo qualquer — conferindo se caiu na entrada, não no spam;
• disparar um e-mail pelo ERP e pelo formulário do site;
• abrir a agenda compartilhada e conferir se os compromissos vieram;
• acompanhar os relatórios DMARC nos primeiros dias.

Quanto tempo isso leva

Para uma empresa de 10 a 30 caixas, o cronograma típico é: inventário e ajuste de TTL na primeira semana; criação de contas e primeira sincronização na segunda; corte do MX numa sexta à noite e reconfiguração dos clientes na segunda-feira. O servidor antigo fica de pé por mais quinze dias.

Ninguém fica sem e-mail em nenhum momento — o pior cenário é uma mensagem chegar no servidor antigo e ser buscada de lá.

A TRIAT faz esse processo como parte da contratação do e-mail corporativo, sem custo adicional de migração.